माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)

1 एक्सेल का परिचय (Introduction to Excel)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित एक स्प्रेडशीट एप्लीकेशन है जिसका उपयोग डेटा का भंडारण, आयोजन और विश्लेषण में किया जाता है। यह माइक्रोसॉफ्ट विंडोज, मैक ओएस एक्स, और आईओएस के लिए उपलब्ध है और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक अभिन्न अंग है। इसमें गणना, ग्राफ़िंग टूल, पिवट टेबल, और मैक्रो प्रोग्रामिंग लैंग्वेज (Visual Basic) जैसे फीचर होते हैं।

1 मूलभूत यूजर इंटरफेस (Basic User Interface)

• रिबन: नए कस्टम टैब/समूहों में कमांड जोड़कर अनुकूलित किया जा सकता है।
• माउस क्लिक और कीबोर्ड एरो कुंजी: स्प्रेडशीट/सेल के चारों ओर स्थानांतरित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं।
• एलीवेटर बार: स्प्रेडशीट के दाहिने और नीचे भाग में मौजूद, ऊपर और नीचे जाने के लिए उपयोग होते हैं।
• नेम बॉक्स: किसी भी सेल में जाने के लिए, नेम बॉक्स पर क्लिक करके सेल का पता टाइप करें और एंटर दबाएं।

2 ऑप्शंस तथा व्यू को कस्टमाइज करना (Customize Options and Views)

    1  क्विक एक्सेस टूलबार को कस्टमाइज करना (Customize the Quick Access Toolbar)

• क्विक एक्सेस टूलबार: टाइटल बार पर स्थित Quick Access Toolbar ड्रॉप डाउन मीनू पर क्लिक करें और अपनी आवश्यकता अनुसार इसे कस्टमाइज करें।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल: महत्वपूर्ण फीचर्स का उपयोग कैसे करें

9.1.2.2 विभिन्न व्यू में वर्कबुक कंटेंट को प्रदर्शित तथा मॉडिफाई करना

1. Normal View: यह डिफ़ॉल्ट व्यू होता है और स्प्रेडशीट को सामान्य रूप में दिखाता है।
2. Page Break Preview: प्रिंटिंग के समय पेज कहाँ टूटेगा यह दिखाता है।
3. Page Layout: स्प्रेडशीट प्रिंट होने पर कैसी दिखेगी यह दिखाता है।
4. Custom Views: विशेष डिस्प्ले और प्रिंट सेटिंग्स को सहेजता है।

विभिन्न व्यू का उपयोग करने के लिए चरण:

1. View टैब पर जाएं।
2. Workbook Views समूह में, वह व्यू चुनें जिसे आप स्विच करना चाहते हैं: Normal, Page Break Preview, Page Layout, या Custom Views

3 विंडोज व्यू को चेंज करना

उसी वर्कबुक के लिए एक नई विंडो खोलने और उन्हें व्यवस्थित करने के लिए:

1. View टैब पर जाएं।
2. Window समूह में, New Window पर क्लिक करें ताकि वर्तमान वर्कबुक की एक नई विंडो खुल सके।
3. सभी खुली हुई विंडोज़ को व्यवस्थित करने के लिए Arrange All पर क्लिक करें।

4 बेसिक वर्कबुक प्रॉपर्टीज को मॉडिफाई करना

1. File टैब पर क्लिक करें।
2. Info में जाकर Properties ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें।
3. Advanced Properties पर क्लिक करें।
4. Custom टैब पर जाएं और आवश्यक जानकारी को संशोधित करें।

 5 फॉर्मूला डिस्प्ले करना

फॉर्मूला देखने के लिए:

1. Formulas टैब पर जाएं।
2. Functions Library समूह में, AutoSum पर क्लिक करें।
3. ड्रॉपडाउन मेनू से आवश्यक फॉर्मूला (जैसे Sum) चुनें। फॉर्मूला सेल में प्रदर्शित हो जाएगा।

 

बैकस्टेज व्यू और शीट/वर्कबुक की संकल्पना

बैकस्टेज व्यू (Backstage View)

बैकस्टेज व्यू के विकल्प:

1. Save: दस्तावेज़ को सहेजने के लिए।
2. Open: एक नया या मौजूदा दस्तावेज़ खोलने के लिए।
3. Print: दस्तावेज़ को प्रिंट करने के लिए।
4. Share: दस्तावेज़ को ईमेल या अन्य तरीकों से साझा करने के लिए।
5. Export: दस्तावेज़ को PDF, XPS, या अन्य फ़ॉर्मेट में निर्यात करने के लिए।
6. Info: दस्तावेज़ के बारे में जानकारी देखने के लिए।
7. Recent: हाल ही में खोले गए दस्तावेज़ की सूची देखने के लिए।
8. Options: एक्सेल की सेटिंग्स को कस्टमाइज़ करने के लिए।

शीट और वर्कबुक की संकल्पना (Concept of Sheet and Workbook)

• वर्कबुक: एक एक्सेल डॉक्यूमेंट होता है जिसमें एक या अधिक वर्कशीट होती हैं।
• वर्कशीट: एक वर्कबुक में शामिल एकल पृष्ठ होता है जिसमें डेटा को व्यवस्थित किया जाता है।
• वर्कशीट में:
• कुल 1,048,576 रो (Rows) और 16,384 कॉलम्स (Columns) होते हैं।
• सबसे छोटी इकाई सेल होती है, जो पंक्ति और स्तंभ के प्रतिच्छेदन बिंदु पर होती है।

सेल का चयन:

• एक सेल पर क्लिक करके उसे चयनित किया जा सकता है।
• एक से अधिक सेल को चयनित करने के लिए, माउस बटन को क्लिक कर ड्रैग करें या Shift कुंजी का उपयोग करें।

सेल में निम्न वस्तुएं हो सकती हैं:

• नंबर: संख्याएँ, दशमलव अंक, मुद्रा प्रतीक आदि।
• शाब्दिक सामग्री: अक्षर, संख्या, और प्रतीक जो नंबर से संबंधित नहीं होते।
• फॉर्मूला: गणितीय समीकरण।
• फंक्शन: जटिल ऑपरेशन के लिए शॉर्टकट समीकरण।

 

वर्कबुक्स के अंदर नेविगेट करना (Navigate Within Workbooks)

1 वर्कबुक के अंदर डाटा को सर्च करना (Search for Data Within a Workbook)

1. डाटा सर्च करें:
• विधि: Home > Editing ग्रुप में Find & Select पर क्लिक करें।
• डायलॉग बॉक्स: Find and Replace डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।
• सर्च ऑप्शंस: यहां पर आप अपने सर्च की शर्तें सेट कर सकते हैं, जैसे कि पूरे वर्कबुक में सर्च करना, सटीक मैच की तलाश करना आदि।

2 नेम सेल, रेंज तथा वर्कबुक एलीमेंट्स पर नेवीगेट करना (Navigate to Named Cells, Ranges or Workbook Elements)

1. गो टू डायलॉग बॉक्स:
• विधि: Home > Find & Select > Go To या कीबोर्ड पर Ctrl + G दबाकर Go To डायलॉग बॉक्स खोलें।
• नेम रेंज: Go To बॉक्स में उस रेंज का नाम चुनें या टाइप करें जिसमें आप नेविगेट करना चाहते हैं।
• एक्सक्लेमेशन पॉइन्ट: किसी विशेष सेल या रेंज पर जाने के लिए शीट नेम के साथ ! (एक्सक्लेमेशन पॉइन्ट) और एब्सोल्यूट सेल रेफरेंस (जैसे A1) दर्ज करें।
• कई रेंजेस: आप एक से अधिक नेम रेंज या सेल रेफरेंस को अलग-अलग कमाओं से एंटर कर सकते हैं।
• हाइलाइटिंग: एंटर दबाने पर या OK पर क्लिक करने पर, एक्सेल उस रेंज को हाइलाइट कर देगा।

बेसिक एक्सेल (Basic Excel)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में नई वर्कबुक को बनाना (Creating a New Workbook in MS Excel)

1. नई वर्कबुक बनाएँ:
• विधि: स्टार्ट बटन पर क्लिक करें, All Applications पर क्लिक करें, और Excel पर क्लिक करें।
• ब्लैंक वर्कबुक: New Blank Workbook पर क्लिक करें। एक्सेल एक नई, रिक्त वर्कबुक खोलेगा।

"सेव" और "सेव ऐज़" ("Save" & "Save As")

1. सेव करना:
• विधि: वर्कबुक को सेव करने के लिए File टैब पर जाएँ और Save As का चयन करें।
• डायलॉग बॉक्स: एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहां आप वर्कबुक को वांछित नाम और स्थान पर सेव कर सकते हैं।
• क्विक एक्सेस: मौजूदा वर्कबुक को सेव करने के लिए, क्विक एक्सेस टूलबार में Save पर क्लिक करें या Ctrl+S दबाएं।
• ऑटोसेव: एक्सेल 2019 डिफ़ॉल्ट रूप से ऑटोसेव फीचर के साथ आता है।
2. सेव ऐज़ विकल्प:
• पीडीएफ: "Save As Type" में PDF को चुनकर वर्कबुक को पीडीएफ फाइल के रूप में सेव किया जा सकता है।

वर्कबुक को मैनेज करना

1. मैनेज वर्कबुक:
• विधि: Info > Manage Workbook ड्रॉप डाउन लिस्ट का चयन करें। यहां से आप वर्कबुक के पुराने वर्जन को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं या ऑटोसेव सेटिंग्स को मैनेज कर सकते हैं।

 

जीयूआई (GUI) और शॉर्टकट के उपयोग से खोलना (Opening Using GUI and Shortcut)Types Available in Save As)

a. स्टार्ट बटन पर क्लिक करें, आल एप्लिकेशन पर क्लिक करें।

b. ओपन पर क्लिक करें। Ctrl + O शॉर्टकट

c. ओपन डायलॉग बॉक्स में, अपेक्षित फ़ाइल के फ़ोल्डर पर जाएं और उसके बाद फ़ाइल को डबल क्लिक करें।

वर्कशीट के कार्य

वर्कबुक में वर्कशीट का प्रदर्शन और कार्य करने के लिए निम्नलिखित बिंदुओं का ध्यान रखें:

1. वर्कशीट जोड़ना:
• वर्कबुक के तल पर प्रदर्शित शीट टैब में, शीट 1 टैब के बाद वाले (+) टैब पर क्लिक करें। यह एक नई वर्कशीट जोड़ देगा।
2. वर्कशीट का नाम बदलना:
• जिस वर्कशीट का नाम बदलना है, उस पर राइट-क्लिक करें और "रीनेम" विकल्प को चुनें। आप नया नाम टाइप कर सकते हैं और एंटर दबा सकते हैं।
3. वर्कशीट को डिलीट, कॉपी और स्थानांतरित करना:
• वर्कशीट को डिलीट करने के लिए, वर्कशीट पर राइट-क्लिक करें और "डिलीट" विकल्प चुनें।
• वर्कशीट को कॉपी करने के लिए, राइट-क्लिक करें और "मूव ऑर कॉपी" विकल्प चुनें। इसके बाद, आप वर्कशीट को एक ही वर्कबुक या नई वर्कबुक में स्थानांतरित कर सकते हैं।
4. वर्कशीट समूहबद्ध करना:
• अगर आप चाहते हैं कि एक वर्कशीट में किए गए परिवर्तन एकाधिक वर्कशीट में दिखाई दें, तो दो या दो से अधिक वर्कशीट को समूहबद्ध किया जा सकता है।
• पहली वर्कशीट को चुनें, फिर CTRL कुंजी दबाएं रखें और जिस दूसरी वर्कशीट को समूहबद्ध करना है उसे चुनें, फिर CTRL कुंजी को छोड़ दें।

वर्कशीट्स में डेटा को मैनीपुलेट करना (Manipulate Data in Worksheets)

9.3.1.1 स्पेशल पेस्ट ऑप्शंस का उपयोग करके डेटा पेस्ट करना (Paste Data by Using Special Paste Options):

1. डेटा को कॉपी करना:
• उस सेल को सलेक्ट करें जो डेटा या अन्य एट्रिब्यूट रखता है जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं।
• Home > Copy पर क्लिक करें।
2. डेटा पेस्ट करना:
• प्रथम सेल पर क्लिक करें जहां कॉपी की गई वस्तु को पेस्ट करना है।
• Home > Paste > Paste Special को सलेक्ट करें।
3. इच्छानुसार ऑप्शन को सलेक्ट करें:
• Paste Special डायलॉग बॉक्स में निम्नलिखित ऑप्शंस उपलब्ध होते हैं:

Paste:

• All using Source theme: मूल थीम का उपयोग करके सभी पेस्ट करें।
• All except borders: बॉर्डर्स को छोड़कर सभी पेस्ट करें।
• Formulas: केवल फॉर्मूलाज पेस्ट करें।
• Values: केवल मान (values) पेस्ट करें।
• Column widths: केवल कॉलम चौड़ाई पेस्ट करें।
• Formats: केवल फॉर्मैट्स पेस्ट करें।
• Formulas and number formats: फॉर्मूलाज और नंबर फॉर्मैट्स पेस्ट करें।
• Comments: केवल टिप्पणियाँ (comments) पेस्ट करें।
• Values and number formats: मान और नंबर फॉर्मैट्स पेस्ट करें।
• Validation: केवल मान्यता (validation) पेस्ट करें।
• All merging conditional formats: सभी कंडीशनल फॉर्मैट्स पेस्ट करें।

Operation:

• None: कोई ऑपरेशन नहीं।
• Add: जोड़ें।
• Subtract: घटाएं।
• Multiply: गुणा करें।
• Divide: विभाजित करें।

अन्य ऑप्शंस:

• Skip blanks: खाली सेल्स को स्किप करें।
• Transpose: पंक्तियों और स्तंभों को बदलें।
3. पेस्ट करें:
• इच्छित ऑप्शन चुनने के बाद, OK पर क्लिक करें।

 

ऑटोफिल का उपयोग करके सेल को फिल करना (Fill Cells by Using Autofill)

  ऑटोफिल:

• सेल का चयन करें: अतिरिक्त सेल को भरने के लिए एक या एक से ज्यादा सेल को सलेक्ट करें।
• फिल हैंडल का उपयोग करें: चयनित सेल के निचले-दाएं कोने में छोटे काले वर्ग (फिल हैंडल) को to पकड़कर खींचें।
• ऑटो फिल ऑप्शंस: आवश्यक होने पर Auto Fill Options पर क्लिक करें और वांछित विकल्प चुनें।

·  मल्टीपल कॉलम्स या रो को इंसर्ट और डिलीट करना:

• कॉलम इंसर्ट: Home > Insert Cells > Insert Sheet Columns।
• कॉलम डिलीट: Home > Delete > Delete Sheet Columns।
• रो इंसर्ट: Home > Insert > Insert Sheet Rows।
• रो डिलीट: Home > Delete > Delete Sheet Rows।

·  सेल इंसर्ट और डिलीट करना:

• सेल इंसर्ट: Home > Cells > Insert > Insert Cells।
• सेल डिलीट: Home > Cells > Delete > Delete Cells।

 

सेल्स तथा रेंज को फॉर्मेट करना (Format Cells and Ranges)

   सेल्स मर्ज और अनमर्ज करना:

• मर्ज: सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Alignment > Merge & Center।
• अनमर्ज: मर्ज किए गए सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Alignment > Unmerge Cells।

 

  सेल अलाइनमेंट, ओरिएंटेशन, और इंडेंटेशन मॉडिफाई करना:

• अलाइनमेंट: सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Alignment > Format Cells -> Text Alignment टैब -> Horizontal/Vertical अलाइनमेंट चुनें।
• ओरिएंटेशन: सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Alignment > Orientation बटन -> वांछित विकल्प चुनें।
• इंडेंटेशन: सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Alignment > Decrease Indent या Increase Indent।

 

सेल के अंदर टेक्स्ट को रैप करना (Wrap Text Within Cell)

  टेक्स्ट रैप: सेल सलेक्ट करें -> Home > Alignment > Wrap Text।

·  नंबर फॉर्मेट: सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Number -> Format Cells विंडो -> Number टैब -> Category -> Number चुनें -> OK।

·  फॉर्मेट पेंटर: फॉर्मेट कॉपी करने के लिए सेल सलेक्ट करें -> Home > Clipboard > Format Painter -> टारगेट सेल या रेंज सलेक्ट करें।

सेल स्टाइल: सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Styles > Cell Styles -> वांछित स्टाइल चुनें।

 

 नंबर फॉर्मेट्स को अप्लाई करना (Apply Number Formats) 

  नंबर फॉर्मेट्स:

• सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Number -> Format Cells -> Number टैब -> Category -> Number -> OK।

 

फॉर्मेट पेंटर:

• फॉर्मेट कॉपी करने के लिए सेल सलेक्ट करें -> Home > Clipboard > Format Painter -> टारगेट सेल या रेंज सलेक्ट करें।

 

  सेल स्टाइल:

• सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Styles > Cell Styles -> वांछित स्टाइल चुनें।

 

फॉर्मेटिंग क्लियर करना:

• सेल्स सलेक्ट करें -> Home > Clipboard > Clear -> Clear Formats

 

.txt और .csv फाइल्स को इम्पोर्ट करना

1. टेक्स्ट फाइल ब्राउज़ करना:
• Excel में File टैब पर क्लिक करें।
• Open पर क्लिक करें।
• Browse पर क्लिक करें और वह लोकेशन चुनें जहां टेक्स्ट फाइल है।
2. टेक्स्ट फाइल को सलेक्ट करना:
• ओपन डायलॉग बॉक्स में, टेक्स्ट फाइल को सलेक्ट करें।
• टेक्स्ट फाइल जिसे आप ओपन करना चाहते हैं, उसे लोकेट करें और डबल क्लिक करें।
3. टेक्स्ट फाइल का इम्पोर्ट:
• यदि फाइल .txt है:
• Excel Import Text Wizard ओपन होगा। विजार्ड के स्टेप्स को फॉलो करें और अंत में Finish पर क्लिक करें।
• यदि फाइल .csv है:
• Excel स्वतः ही फाइल को ओपन करेगा और नई वर्कबुक में डेटा प्रदर्शित करेगा।

 

 

कॉलम, रो, और सेल के साथ कार्य करना (Working With Columns, Rows, and Cells Using Tabs)

नई रो, कॉलम, या वर्कशीट सम्मिलित करना (Inserting New Row, Column, or Worksheet)

1. नई रो या कॉलम सम्मिलित करना:
• Home टैब में Insert मेनू पर क्लिक करें।
• Insert Sheet Rows या Insert Sheet Columns पर क्लिक करें।
• किसी रो या कॉलम पर राइट क्लिक करके भी Insert का विकल्प चुन सकते हैं।
2. नई वर्कशीट सम्मिलित करना:
• Home टैब में Insert मेनू पर क्लिक करें और Insert Sheet पर क्लिक करें।

रो, कॉलम, या सेल को डिलीट करना (Deleting Rows, Columns, or Cells)

1. रो, कॉलम, या सेल को डिलीट करना:
• Home टैब में Delete मेनू पर क्लिक करें।
• Delete Sheet Rows, Delete Sheet Columns, या Delete Cells पर क्लिक करें।

सेल सामग्री की फॉर्मेटिंग (Formatting Cell Contents)

1. क्लिपबोर्ड ग्रुप (Clipboard Group):
• कॉपी और पेस्ट: सेल सामग्री को कॉपी और पेस्ट करने के लिए।
• फॉर्मेट पेंटर: एक स्थान से दूसरे स्थान पर फॉर्मेटिंग की प्रतिलिपि बनाने के लिए।
2. फॉण्ट ग्रुप (Font Group):
• फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार बदलना: एक सेल या सेल के समूह के लिए।
• बोल्ड, इटैलिक और अंडरलाइन: टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिक या अंडरलाइन करने के लिए।
• बॉर्डर और फ़ॉन्ट रंग बदलना: बॉर्डर जोड़ने और फ़ॉन्ट रंग बदलने के लिए।
3. अलाइनमेंट ग्रुप (Alignment Group):
• टेक्स्ट अलाइनमेंट: टेक्स्ट की क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर अलाइनमेंट बदलने के लिए।
• टेक्स्ट रैपिंग: टेक्स्ट को रैप करने के लिए ताकि सेल की सभी सामग्री कई लाइनों में प्रदर्शित हो सके।
• मर्ज और अनमर्ज सेल्स: सेल्स को मर्ज या अनमर्ज करने के लिए।

 

 

 

तेजी से नेविगेशन (Fast Navigation using Ctrl + Arrow Keys)

• Ctrl + Arrow Keys का उपयोग करके, आप वर्कशीट के भीतर तेजी से नेविगेट कर सकते हैं।

मर्ज सेल (Merge Cell)

• Merge Cells:
• उस सेल का चयन करें जिसे आप मर्ज करना चाहते हैं।
• Home टैब में जाकर "Merge & Center" पर क्लिक करें।

नंबर ग्रुप (Number Group)

• Number Group:
• आम प्रारूप में सेल का कोई विशिष्ट स्वरूप नहीं होता है। यह नई वर्कबुक की सभी सेल के लिए डिफ़ॉल्ट स्वरूप है।
• जब आप एक सेल में एक नंबर या डेटा दर्ज करते हैं, तो Excel अपने प्रारूप का अनुमान लगाता है और सेल के लिए इसे लागू करता है।
• उदाहरण के लिए, यदि आप "अप्रैल, 2016" दर्ज करते हैं, तो यह स्वतः ही "अप्रैल-2016" दिनांक स्वरूप को बदल देता है।

व्यू टैब (View Tab)

• Freeze Panes:
• विशिष्ट रो और कॉलम को एक वर्कशीट में फ्रीज किया जा सकता है।
• फ्रीज किया हुआ हिस्सा हर समय दृश्यमान रहता है, और स्क्रॉल करके सेल के बाकी हिस्से को देखा जा सकता है।
• Freeze Top Row: शीर्ष पंक्ति को स्क्रॉल करते समय  Visible रखता है।
• Freeze First Column: पहले कॉलम को स्क्रॉल करते समय Visible  रखता है।

पेज लेआउट टैब (Page Layout Tab)

• वर्कशीट / वर्कबुक को प्रिंट करना:
• वर्कशीट मुद्रित करने के लिए:
• फ़ाइल टैब का चयन करें।
• प्रिंट पर क्लिक करें।
• प्रिंट सेटिंग्स प्रदर्शित होंगी जिसमें प्रिंट पूर्वावलोकन होगा।
• प्रिंट सेटिंग्स:
• प्रिंटर चयन, प्रिंट रेंज, एक साइड या कागज के दोनों किनारों पर प्रिंटिंग, पृष्ठ ओरिएंटेशन (लैंडस्केप या पोर्ट्रेट), पृष्ठ आकार, मार्जिन और स्केलिंग।
• पृष्ठ सेटअप समूह में उपलब्ध पेज लेआउट टैब का उपयोग कर इन सेटिंग्स को पहले से ही किया जा सकता है।

 सभी सामग्री को एक पृष्ठ में फिट करना (Scaling Options)

• Scaling Options:
• प्रिंट सेटिंग्स में जाकर सभी सामग्री को एक पृष्ठ में फिट करने के लिए स्केलिंग विकल्प का चयन करें।
• उपयोगकर्ता की आवश्यकता के अनुसार सभी स्तंभों और पंक्तियों को भी एक पृष्ठ पर फिट किया जा सकता है।

प्रिंट टाइटल (Print Titles)

• Print Titles:
• यदि आप एक पंक्ति या स्तंभ को सभी पृष्ठों पर दोहराना चाहते हैं, तो पेज सेटअप समूह के प्रिंट टाइटल विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

पेज सेटअप समूह (Page Setup Group)

• Page Breaks:
• पेज सेटअप समूह में ब्रेक कमांड की मदद से पेज ब्रेक लगाया जा सकता है।

कन्टेन्ट को कोलेबेरेशन के लिए कॉन्फ़िगर करना (Configure Content for Collaboration)

प्रिंट एरिया को सेट करना (Set a Print Area)

• Set a Print Area:
• प्रिंट करने के लिए सेल को सलेक्ट करें।
• Page Layout टैब पर क्लिक करें।
• Page Set Up ग्रुप में Print Area पर क्लिक करें।
• Set Print Area को चुनें।
• File > Print पर क्लिक करें।

वर्कबुक्स को अल्टरनेटिव फाइल फॉर्मेट्स में सेव करना (Save Workbook in Alternative File Formats)

• Save As:
• File > Save As पर क्लिक करें।
• Save as Type ड्रॉप डाउन मीनू से उच्च फॉर्मेट का चयन करें।

प्रिंट सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करना (Configure Print Settings)

• Configure Print Settings:
• File > Print पर क्लिक करें।
• प्रिंटर सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने के लिए Printer Properties पर क्लिक करें।
• ओरिएंटेशन को चुनें या Advanced टैब पर क्लिक करें एवं Paper साइज को चुनें।

वर्कबुक को इश्यूज के लिए जांचना (Inspect Workbook for Issues)

• Inspect Workbook:
• Info > Inspect Workbook में चेक फॉर इश्यू ड्रॉप डाउन मीनू पर क्लिक करें।
• Inspect Document: डॉक्यूमेंट को जांचने के लिए।
• Check Accessibility: एक्सेसिबिलिटी को जांचने के लिए।
• Check Compatibility: कंपैटिबिलिटी को जांचने के लिए।

 

वर्कशीट तथा वर्कबुक को फॉर्मेट करना (Format Worksheets and Workbooks)

पेज सेटअप को मॉडिफाई करना (Modify Page Set Up)

• Modify Page Set Up:
• Page Layout > Page Set Up प्रॉपर्टी बॉक्स पर क्लिक करें।
• Page Set Up डायलॉग बॉक्स में Page, Margin, Header/Footer, Sheet टैब पर क्लिक करें।

हैडर तथा फुटर को कस्टमाइज करना (Customize Header and Footer)

Header and Footer Customization Steps:

1. Page Setup Box:
• Page Layout टैब में जाएं।
• Page Setup ग्रुप में Header/Footer टैब पर क्लिक करें।
2. Custom Header:
• Header को कस्टमाइज करने के लिए Custom Header पर क्लिक करें।
• यहाँ आप Header में टेक्स्ट, चित्र, और अन्य जानकारी जोड़ सकते हैं।
• Left, Center, और Right सेक्शन में अलग-अलग जानकारी डाल सकते हैं।
3. Custom Footer:
• Footer को कस्टमाइज करने के लिए Custom Footer पर क्लिक करें।
• यहाँ आप Footer में टेक्स्ट, चित्र, और अन्य जानकारी जोड़ सकते हैं।
• Left, Center, और Right सेक्शन में अलग-अलग जानकारी डाल सकते हैं।

Additional Options:

• Different First Page: पहले पृष्ठ के लिए अलग हैडर और फुटर सेट कर सकते हैं।
• Different Odd and Even Pages: विषम और सम पृष्ठों के लिए अलग-अलग हैडर और फुटर सेट कर सकते हैं।

 

 

टेबल्स को क्रिएट तथा फॉर्मेट करना (Create and Format Tables)

1 सेल रेंज से एक्सेल टेबल को क्रिएट करना (Create Excel Table from Cell Ranges)

1. सेल रेंज का चयन:
• डाटा के अंदर एक सेल को सलेक्ट करें।
• यह सुनिश्चित करें कि सभी डाटा सही रेंज में हैं।
2. Format as Table:
• Home टैब में Styles ग्रुप में Format as Table ड्रॉप डाउन मीनू पर क्लिक करें।
• एक स्टाइल सलेक्ट करें।
3. Format as Table डायलॉग बॉक्स:
• Where is the data for your table? में सही सेल रेंज को सलेक्ट करें।
• My table has headers बॉक्स को मार्क करें यदि आपकी टेबल हेडर रखती है।
• OK पर क्लिक करें।

 

टेबल स्टाइल्स को अप्लाई करने के लिए (Applying Table Styles):

1. टेबल का चयन करें: टेबल को हाइलाइट करें।
2.  Format as Table:
• Home टैब पर जाएं।
• Styles ग्रुप में Format as Table ड्रॉप डाउन मीनू से स्टाइल चुनें।
3. टेबल का रेंज पुष्टि करें: रेंज की पुष्टि करें और OK पर क्लिक करें।

नया टेबल स्टाइल बनाने के लिए:

1. New Table Style:
• Format as Table ड्रॉप डाउन मीनू में New Table Style पर क्लिक करें।
2. Table Element कस्टमाइज़ करें: फॉण्ट, रंग, बॉर्डर आदि सेट करें।
3. स्टाइल का नाम दें: नाम देकर OK पर क्लिक करें।
4. नया स्टाइल अप्लाई करें: नया स्टाइल चुनकर अप्लाई करें।

 

टेबल को सेल रेंज में बदलना:

1. टेबल चुनें:
• टेबल में कहीं भी क्लिक करें।
• Table Tools > Design पर जाएं।
• Tools ग्रुप में Convert to Range पर क्लिक करें।
• या टेबल पर राइट क्लिक करके Table > Convert to Range सलेक्ट करें।

 

टेबल को मॉडिफाई करना:

रो और कॉलम जोड़ना या हटाना:

1. रो/कॉलम जोड़ना:
• टेबल चुनें और राइट क्लिक करें।
• Insert पर क्लिक करें।
• Entire Row या Entire Column चुनें और OK पर क्लिक करें।
2. रो/कॉलम हटाना:
• टेबल पर राइट क्लिक करें।
• Delete सलेक्ट करें।
• Entire Row या Entire Column चुनें और OK पर क्लिक करें।

 

सॉर्टिंग (Sorting) और फ़िल्टरिंग (Filtering)

सॉर्टिंग (Sorting):

डेटा को एक विशेष क्रम में व्यवस्थित करना सॉर्टिंग कहलाता है। उदाहरण के लिए, छात्रों की सूची को वर्णमाला के क्रम में, कक्षा वार, या जन्म तिथि के अनुसार सॉर्ट किया जा सकता है।

वर्णमाला के क्रम में सॉर्टिंग (Alphabetical Order):

1. एक सेल का चयन करें:
• कॉलम में एक सेल चुनें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
2. सॉर्ट और फ़िल्टर:
• Home टैब पर जाएं।
• Editing ग्रुप में Sort & Filter कमांड पर क्लिक करें।
• A to Z सॉर्ट करने के लिए, A to Z विकल्प चुनें।
• रिवर्स सॉर्टिंग के लिए, Z to A विकल्प चुनें।

छोटे से बड़े क्रम में सॉर्टिंग (Numerical Order):

1. संख्या प्रविष्टि वाले कॉलम का चयन करें:
• कॉलम में एक सेल चुनें जिसमें संख्याएं हों।
2. सॉर्ट और फ़िल्टर:
• Home टैब पर जाएं।
• Editing ग्रुप में Sort & Filter कमांड पर क्लिक करें।
• Smallest to Largest विकल्प चुनें।
• रिवर्स सॉर्टिंग के लिए, Largest to Smallest विकल्प चुनें।

अनेक स्तरों पर सॉर्टिंग (Multiple Levels):

1. कस्टम सॉर्ट:
• Home टैब पर जाएं।
• Editing ग्रुप में Sort & Filter पर क्लिक करें।
• Custom Sort का चयन करें।
2. कस्टम सॉर्ट डायलॉग बॉक्स:
• Sort by ड्रॉप-डाउन से कॉलम चुनें।
• सॉर्ट ऑर्डर (जैसे A to Z, Smallest to Largest) चुनें।
• अतिरिक्त स्तर जोड़ने के लिए Add Level पर क्लिक करें।
• Then by ड्रॉप-डाउन से दूसरा कॉलम चुनें और सॉर्ट ऑर्डर चुनें।
• OK पर क्लिक करें।

इन चरणों का पालन करके आप अपने डेटा को आसानी से सॉर्ट कर सकते हैं।

फ़िल्टरिंग (Filtering)

फ़िल्टरिंग की सुविधा का उपयोग आवश्यकतानुसार डेटा को सीमित प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप केवल उन पंक्तियों को देखना चाहते हैं जिनमें छात्रों ने किसी विषय में 70 से अधिक अंक प्राप्त किए हैं, तो आप फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।

डेटा फ़िल्टर करने के चरण:

1. डेटा चुनें:
• उस कॉलम में एक सेल का चयन करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
2. सॉर्ट और फ़िल्टर:
• Data टैब पर जाएं।
• Sort & Filter समूह में Filter पर क्लिक करें।
3. फ़िल्टर लागू करें:
• कॉलम हेडर पर ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
• आवश्यक मानदंडों का चयन करें (जैसे, 70 से अधिक अंक वाले छात्रों को फ़िल्टर करें)।
• OK पर क्लिक करें।

 

बुनियादी फॉर्मूलाज और फंक्शन्स (Basic Formulas and Functions)

फॉर्मूलाज (Formulas):

• जोड़ना (Addition): =A1 + B1
• घटाना (Subtraction): =A1 - B1
• गुणा करना (Multiplication): =A1 * B1
• विभाजन (Division): =A1 / B1

फॉर्मूलाज और फंक्शन्स (Basic Formulas and Functions)

फॉर्मूलाज (Formulas):

एक्सेल में गणना करने के लिए, फॉर्मूला का उपयोग किया जाता है। फॉर्मूला हमेशा = चिह्न से शुरू होता है।

• साधारण गणना:
• उदाहरण: =5 + 79 परिणाम 84 देगा।
• कई ऑपरेशन: =5 + 89 * 56 / 8

सेल संदर्भ का उपयोग:

वास्तविक मानों के बजाय, सेल संदर्भ का उपयोग करें।

• उदाहरण: =A1 + B1 जहां A1 और B1 में संख्याएँ होंगी।

फंक्शन्स (Functions):

फंक्शन्स पूर्व निर्धारित फॉर्मूलाज होते हैं जो विशेष गणनाओं को आसानी से करते हैं।

• SUM फंक्शन:
• सिंटेक्स: =SUM(B1, B2, B3)
• यह B1, B2 और B3 सेल की वैल्यू का जोड़ देगा।

फंक्शन लाइब्रेरी:

फॉर्मूला टैब में फंक्शन लाइब्रेरी में विभिन्न फंक्शन उपलब्ध होते हैं जो समय की बचत करते हैं और उपयोग में आसान होते हैं।

• उदाहरण:
• =AVERAGE(B1:B3) B1 से B3 तक की औसत निकालेगा।
• =MAX(B1:B3) B1 से B3 तक का अधिकतम मान देगा।

 

 

रेफरेंस को इंसर्ट करना (Insert Reference)

9.5.2.1 रिलेटिव, एब्सोल्यूट तथा मिक्स्ड रेफरेंस को इंसर्ट करना (Insert Relative, Absolute, and Mixed Reference)

रिलेटिव रेफरेंस (Relative Reference):

रिलेटिव रेफरेंस बदलते हैं जब आप फॉर्मूला को दूसरी जगह कॉपी करते हैं।

• उदाहरण:
• A1 में 12 और B1 में 2 है। C1 में फॉर्मूला =A1 * B1 है, तो C1 का मान 24 होगा।

एब्सोल्यूट रेफरेंस (Absolute Reference):

एब्सोल्यूट रेफरेंस नहीं बदलते हैं जब आप फॉर्मूला को दूसरी जगह कॉपी करते हैं। यह $ चिह्न का उपयोग करते हैं।

• उदाहरण:
• कमीशन की दर 20% है, जो G1 सेल में है।
• E2 में कमीशन प्राप्त करने के लिए =D2 * $G$1 का उपयोग करें। इस फॉर्मूला को अन्य सेल्स में कॉपी करें।

मिक्स्ड रेफरेंस (Mixed Reference):

मिक्स्ड रेफरेंस में एक भाग एब्सोल्यूट और एक भाग रिलेटिव होता है।

• उदाहरण:
• E2, F2, और G2 में कमीशन के तीन टियर ज्ञात करने के लिए फॉर्मूला =C4 * $E$2 का उपयोग करें और इसे अन्य सेल्स में कॉपी करें।

उदाहरण के लिए टेबल डाटा:

टेबल डाटा:

Item	Price	Quantity	Total	10% Tier 1	15% Tier 2	20% Tier 3
A	15	15	225	22.5	33.75	45
B	20	20	400	40	60	80
C	12	18	216	21.6	32.4	43.2
D	18	8	144	14.4	21.6	28.8
E	10	8	80	8	12	16
F	10	20	200	20	30	40
G	20	10	200	20	30	40

• मिक्स्ड रेफरेंस:
• सेल E4 में फॉर्मूला =$C4 * E$2 डालें और सभी सेल्स में कॉपी करें।

 

 

डाटा को कैलकुलेट तथा ट्रांसफॉर्म करना (Calculate and Transform Data)

AVERAGE(), MAX(), MIN(), SUM() का उपयोग करके कैलकुलेशन परफॉर्म करना (Perform Calculation by Using AVERAGE (), MAX (), MIN (), SUM ())

AVERAGE () : औसत निकालने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स का पालन करें:

1. उन सेल्स को सलेक्ट करें जिनका औसत निकालना है।
2. Formulas टैब में Function Library ग्रुप में Average पर क्लिक करें।
3. उदाहरण: =AVERAGE(A1:A5) का उपयोग करके औसत निकालें।

उदाहरण:

css

Copy code

A

1  12

2  34

3  6

4  8

5  6

औसत: =AVERAGE(A1:A5) का परिणाम होगा 13.2।

 

MAX () : अधिकतम मान निकालने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स का पालन करें:

1. उन सेल्स को सलेक्ट करें जिनमें से अधिकतम मान ज्ञात करना है।
2. AutoSum ड्रॉपडाउन मेनू में से MAX पर क्लिक करें।
3. उदाहरण: =MAX(A1:A5) का उपयोग करके अधिकतम मान निकालें।

उदाहरण:

 

A

1  12

2  34

3  6

4  8

5  6

अधिकतम मान: =MAX(A1:A5) का परिणाम होगा 34।

MIN () : न्यूनतम मान निकालने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स का पालन करें:

1. उन सेल्स को सलेक्ट करें जिनमें से न्यूनतम मान ज्ञात करना है।
2. AutoSum ड्रॉपडाउन मेनू में से MIN पर क्लिक करें।
3. उदाहरण: =MIN(A1:A5) का उपयोग करके न्यूनतम मान निकालें।

उदाहरण:

A

1  12

2  34

3  6

4  8

5  6

न्यूनतम मान: =MIN(A1:A5) का परिणाम होगा 6।

SUM () : कुल जोड़ निकालने के लिए निम्नलिखित स्टेप्स का पालन करें:

1. उन सेल्स को सलेक्ट करें जिनका कुल जोड़ निकालना है।
2. AutoSum में SUM पर क्लिक करें।
3. उदाहरण: =SUM(A1:A5) का उपयोग करके कुल जोड़ निकालें।

उदाहरण:

A

1  12

2  34

3  6

4  8

5  6

कुल जोड़: =SUM(A1:A5) का परिणाम होगा 66।

 

विभिन्न सूत्रों का उपयोग करके सेलों को काउंट करना (Count Cells by Using Different Formulas)

COUNT(), COUNTA(), COUNTBLANK(), IF(), TEXTJOIN(), LEFT(), RIGHT(), MID(), UPPER(), LOWER(), LEN(), CONCAT(), TEXTJOIN()

COUNT() : यह फंक्शन दी गई रेंज में केवल न्यूमेरिकल वैल्यू को काउंट करता है।

उदाहरण:

A

1  12

2  34

3  Hello

4  8

5  6

फॉर्मूला: =COUNT(A1:A5) परिणाम: 4 (12, 34, 8, 6 को काउंट किया गया है)

COUNTA() : यह फंक्शन दी गई रेंज में से उन सभी सेलों को काउंट करता है जो खाली नहीं हैं।

उदाहरण:

A

1  12

2  34

3  Hello

4  8

5  

फॉर्मूला: =COUNTA(A1:A5) परिणाम: 4 (सभी गैर-खाली सेल्स को काउंट किया गया है)

 

COUNTBLANK() : यह फंक्शन दी गई रेंज में से खाली सेलों को काउंट करता है।

उदाहरण:

A

1  12

2  34

3  Hello

4  8

5  

फॉर्मूला: =COUNTBLANK(A1:A5) परिणाम: 1 (एक खाली सेल को काउंट किया गया है)

 

IF() : यह फंक्शन किसी कंडीशन को जांचने में उपयोग किया जाता है और कंडीशन के सही या गलत होने पर अलग-अलग परिणाम देता है।

उदाहरण:

A

1  12

2  34

3  Hello

4  8

5  

फॉर्मूला: =IF(A1>10, "Greater", "Smaller") परिणाम: Greater (क्योंकि A1 का मान 10 से बड़ा है)

 

टेक्स्ट को फॉर्मेट तथा मॉडिफाई करना (Format and Modify Text)

1.LEFT() : यह फंक्शन स्ट्रिंग के लेफ्ट से कैरेक्टर निकालता है।

उदाहरण:

A

1  Hello

फॉर्मूला: =LEFT(A1, 2) परिणाम: He

 

2.RIGHT() : यह फंक्शन स्ट्रिंग के राइट से कैरेक्टर निकालता है।

उदाहरण:

Copy code

A

1  Hello

फॉर्मूला: =RIGHT(A1, 2) परिणाम: lo

 

3.MID() : यह फंक्शन स्ट्रिंग के मिडल से कैरेक्टर निकालता है।

उदाहरण:

A

1  Hello

फॉर्मूला: =MID(A1, 2, 3) परिणाम: ell

 

4.UPPER() : यह फंक्शन टेक्स्ट को अपर केस में बदलता है।

उदाहरण:

A

1  hello

फॉर्मूला: =UPPER(A1) परिणाम: HELLO

 

5.LOWER() : यह फंक्शन टेक्स्ट को लोअर केस में बदलता है।

उदाहरण:

A

1  HELLO

फॉर्मूला: =LOWER(A1) परिणाम: hello

 

6.LEN() : यह फंक्शन स्ट्रिंग की लंबाई को रिटर्न करता है।

उदाहरण:

A

1  Hello

फॉर्मूला: =LEN(A1) परिणाम: 5

 

7.CONCAT() : यह फंक्शन सेल्स के टेक्स्ट को जोड़ता है।

उदाहरण:

A   B

1  Hello  World

फॉर्मूला: =CONCAT(A1, " ", B1) परिणाम: Hello World

 

8.TEXTJOIN() : यह फंक्शन मल्टीपल रेंज और स्ट्रिंग टेक्स्ट को जोड़ता है, पहले आर्गुमेंट में डेलीमीटर, दूसरे में खाली सेलों को इग्नोर करने की कंडीशन (True/False) और तीसरे में टेक्स्ट होता है।

उदाहरण:

A

1  AM

2  IT

3  BHA

4  RAT

5  PUR

फॉर्मूला: =TEXTJOIN(",", TRUE, A1:A5) परिणाम: AM, IT, BHA, RAT, PUR

 

फंक्शंस के साथ उदाहरण और समाधान

1. COUNTIF

विवरण: यह फंक्शन एक दिए गए क्राइटेरिया के आधार पर चयनित रेंज में कितनी बार उस क्राइटेरिया से मेल खाते आइटम हैं, इसकी गणना करता है।

उदाहरण:

=COUNTIF(A1:A10, ">50")

समाधान: मान लीजिए A1 से A10 में ये मान हैं: 10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, 100। इस फंक्शन से 50 से बड़ी 5 वैल्यूज़ (60, 70, 80, 90, 100) की गिनती होगी।

2. TRIM

विवरण: यह फंक्शन टेक्स्ट के शुरुआत और अंत में मौजूद अतिरिक्त स्पेस को हटा देता है।

उदाहरण:

=TRIM("  Hello   World  ")

समाधान: इस फंक्शन का परिणाम "Hello World" होगा।

3. VLOOKUP

विवरण: यह फंक्शन एक तालिका के पहले कॉलम में दिए गए मान को खोजता है और उसी पंक्ति के दूसरे कॉलम में संबंधित मान लौटाता है।

उदाहरण:

=VLOOKUP("Item1", A1:B10, 2, FALSE)

समाधान: मान लीजिए A1 से B10 में ये डेटा है:

A              B

Item1   10

Item2   20

Item3   30

Item4   40

Item5   50

Item6   60

Item7   70

Item8   80

Item9   90

Item10  100

इस फंक्शन से "Item1" की पंक्ति में दूसरे कॉलम का मान 10 प्राप्त होगा।

4. ROUND

विवरण: यह फंक्शन दी गई संख्या को निकटतम पूर्णांक तक गोल करता है।

उदाहरण:

=ROUND(123.456, 2)

समाधान: इस फंक्शन का परिणाम 123.46 होगा।

5. ROUND DOWN

विवरण: यह फंक्शन दी गई संख्या को शून्य की ओर गोल करता है, यानी हमेशा नीचे की ओर गोल करता है।

उदाहरण:

=ROUNDDOWN(123.456, 2)

समाधान: इस फंक्शन का परिणाम 123.45 होगा।

6. ROUND UP

विवरण: यह फंक्शन दी गई संख्या को शून्य से ऊपर की ओर गोल करता है, यानी हमेशा ऊपर की ओर गोल करता है।

उदाहरण:

=ROUNDUP(123.456, 2)

समाधान: इस फंक्शन का परिणाम 123.46 होगा।

 

नेम रेंज को डिफाइन तथा रेफरेंस करना (Define and Reference Named Ranges)

1 नेम रेंज को डिफाइन करना (Define Named Range)

1. Formula > Defined Names ग्रुप में Define Name ड्रॉप डाउन मीनू पर क्लिक करें।
2. New Name डायलॉग बॉक्स में Name, Scope, और Comment एंटर करें तथा OK पर क्लिक करें।

2 टेबल को नाम देना (Name a Table)

1. यदि आपकी वर्कशीट पर डाटा टेबल है तो आप स्वतः ही टेबल की हेडिंग्स को क्रिएट कर सकते हैं।
2. डाटा की रेंज को सलेक्ट करें।
3. Defined Names ग्रुप में Create from Selection पर क्लिक करें।
4. Create Names from Selection में वांछित ऑप्शन पर क्लिक करें।

 

चार्ट (Charts)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में चार्ट द्वारा डाटा का चित्रमय प्रदर्शन किया जाता हैं। चार्ट की सहायता से आपके श्रोता आपकी प्रेजेंटेशन में संख्याओं के पीछे छिपे अर्थ को आसानी से समझ सकते है। इसका अर्थ है तुलना और रुझान को दिखाना बहुत आसान हो जाता है।

1 चार्ट के मुख्य घटक (Elements of a Chart)

 चार्ट के घटक (Elements of a Chart)

टर्म (Term)	अर्थ (Meaning)
चार्ट टाइटल (Chart Title)	टाइटल चार्ट के बारे में विवरण प्रदर्शित करता है।
डाटा पॉइंट्स (Data Points)	हॉरिजॉन्टल बार, लाइन्स, कॉलम और अन्य डाटा मार्कर
डाटा सीरीज (Data Series)	एक वर्कशीट में कुछ रो या कॉलम से सम्बन्धित डाटा पॉइंट को एक साथ डाटा सीरीज में ग्रुप किया जाता है।
लीजेंड (Legend)	चार्ट पर प्रत्येक डाटा सीरीज किस कलर में प्रदर्शित होंगी यह लीजेंड द्वारा निर्णय लिया जाता है।
वैल्यू एक्सिस (Value Axis)	संख्यात्मक पैमाना जो डाटा पॉइंट वेल्यू को दिखाता है।
केटेगरी एक्सिस (Category Axis)	श्रेणियों का पैमाना जो डाटा पॉइंट्स को दर्शाता है।
डाटा लेबल्स (Data Labels)	डाटा पॉइंट की वास्तविक वैल्यू, डाटा लेबल्स कहलाती है।
ग्रिडलाइन्स (Gridlines)	प्लॉट एरिया में दिखाई देने वाली हॉरिजॉन्टल लाइन ग्रिडलाइन्स कहलाती हैं।

 

2 चार्टिंग वर्कशीट डेटा (Charting Worksheet Data)

विभिन्न उद्देश्यों और विभिन्न परिदृश्यों के लिए एक्सेल में विभिन्न प्रकार के चार्ट उपलब्ध है। जब कभी हम डाटा का विजुअल प्रदर्शन करते हैं तो सबसे महत्वपूर्ण कार्य है एक सही चार्ट के प्रकार का चयन करना। सभी चार्ट्स डाटा का विजुअल प्रदर्शन करने में सक्षम होते हैं परन्तु अलग-अलग चार्ट, अलग-अलग तरीके से डाटा को दिखाते हैं।

 

3 चार्ट शीट को क्रिएट करना (Create Chart Sheet)

1. वर्कबुक में किसी भी शीट के टैब पर राइट क्लिक करें।
2. Insert ऑप्शन चुनें।
3. अब Insert विंडो के Chart को सलेक्ट करें।
4. OK पर क्लिक करें।
5. अब नई चार्ट शीट क्रिएट हो चुकी है।

 

चार्ट प्रकार (Chart Types)

चार्ट का प्रकार	विवरण
Column (कॉलम)	एक कॉलम चार्ट में श्रेणियाँ क्षैतिज लाइनों में दिखाई देती हैं और उनका मूल्य खड़ी लाइनों में दिखाई देता है।
Bar (बार)	बार चार्ट, कॉलम चार्ट के समान है, सिवाय इसके कि बार को क्षैतिज के बजाय खड़ी के प्रकार से रिप्रेजेंट किया जाता है।
Pie (पाई)	पाई चार्ट मुख्य रूप से प्रत्येक मान के योग करने के लिए उपयोग में लिया जाता है।
Line (लाइन)	एक लाइन चार्ट समय के साथ रुझान दिखाने के लिए आदर्श है।
Area (एरिया)	एरिया चार्ट समय के साथ परिवर्तन एवं इन परिवर्तनों के योग दोनों को बताता है।
XY scatter (XY स्कैटर)	XY चार्ट या बिखराव चार्ट डेटा पॉइंट या वेरिएबल के दो सेट के बीच संबंध का विश्लेषण करने के लिए इस्तेमाल किये जाते हैं।
Stock (स्टॉक)	यह चार्ट अक्सर शेयर कीमतों का वर्णन करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
Surface (सरफेस)	यह दो बदलते वेरिएबल से उत्पन्न उच्च और निम्न बिंदुओं को इंगित करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है।
Bubble (बबल)	एक बबल चार्ट स्कैटर चार्ट का ही एक प्रकार है।
Doughnut (डोनट)	डोनट चार्ट पाई चार्ट का ही वेरिएशन है।
Radar (रडार)	एक रडार चार्ट व्यक्तिगत और समूह के परिणामों के बीच के रिश्ते को दिखाने के लिए प्रयोग किया जाता है।

इन निर्देशों और टेबल्स का उपयोग करके आप नेम रेंज को डिफाइन कर सकते हैं और विभिन्न चार्ट्स का उपयोग करके डेटा को विजुअलाइज कर सकते हैं।

 

चार्ट बनाने के लिए डेटा चयन और चार्ट प्रकार चयन के संक्षिप्त निर्देश

1. डेटा चयन:
• चरण 1: कोलम और रो हैडिय को शामिल करते हुए जिस डेटा के लिए चार्ट बनाना है, उस डेटा की सेल रेंज को सेलेक्ट करें। यह सेल्स चार्ट के लिए डेटा स्रोत की तरह कार्य करेंगी।
• उदाहरण के लिए, निम्न डेटा सेट का चयन करें:

A	B	C
City	Student	Books
Ajmer	46	35
Banswara	45	45
Baran	67	84
Dausa	43	22
Jaipur	89	134

2. चार्ट चयन:
• चरण 2: रिबन पर इन्सर्ट टैब पर क्लिक करें और चार्ट ग्रुप में इच्छित चार्ट श्रेणियों का चयन करें।
• चरण 3: ड्राप डाउन गैलरी से इच्छित चार्ट टाइप की थंबनेल को चयनित करें। उदाहरण के लिए:
• 2-D Column
• 3-D Column
• 2-D Bar
• 3-D Bar
• More Column Charts
3. चार्ट प्रदर्शित करना:
• चार्ट चयन करने के बाद, चार्ट वर्कशीट में प्रदर्शित होगा जैसा की चित्र में दिखाया गया है।
• आप चार्ट को और अधिक कस्टमाइज़ करने के लिए चार्ट टूल्स का उपयोग कर सकते हैं, जो रिबन में चार्ट चयन के बाद दिखाई देंगे।

 

चार्ट में संशोधन (Modifying a Chart)

जब आप एक चार्ट इन्सर्ट करते हैं, तो रिबन पर तीन टैब्स के द्वारा चार्ट टूल्स का एक सेट दिखाई देता है। ये टैब्स चार्ट को सेलेक्ट करने पर ही दिखाई देते हैं और इनका उपयोग करके आप अपने चार्ट को संशोधित कर सकते हैं:

1. Design
2. Format

डिज़ाइन टैब (Design Tab)

डिज़ाइन टैब में विभिन्न कमांड बटन होते हैं जो चार्ट को कस्टमाइज़ करने में सहायक होते हैं। कुछ मुख्य कमांड्स:

• Change Chart Type: चार्ट टाइप में बदलाव करने के लिए उपयोग होता है।
• Switch Row/Column: सोर्स डाटा में रो और कॉलम के बीच स्विच करने के लिए।
• Select Data: चार्ट में प्रदर्शित डाटा को चुनने और बदलने के लिए।

चार्ट टाइप में बदलाव करना (Changing Chart Type)

1. चार्ट पर क्लिक करें।
2. Design टैब में जाएं।
3. Change Chart Type पर क्लिक करें।
4. इच्छित चार्ट टाइप का चयन करें।

चार्ट पर डाटा सीरीज को ऐड करना (Add Data Series to Chart)

1. चार्ट पर कहीं भी क्लिक करें।
2. वर्कशीट पर नए डाटा को सम्मिलित करने के लिए साइजिंग हैंडल्स को ड्रैग करें।
3. चार्ट स्वतः ही अपडेट हो जाएगा।

सोर्स डाटा में रो और कॉलम के मध्य स्विच करना (Switch between Rows and Columns in Source Data)

1. चार्ट पर क्लिक करें।
2. Design टैब पर जाएं।
3. Data ग्रुप में Switch Row/Column पर क्लिक करें।

चार्ट एलिमेंट्स को ऐड और मॉडिफाई करना (Add and Modify Chart Elements)

1. चार्ट में उस चार्ट एलिमेंट पर क्लिक करें जिसे आप फॉर्मेट करना चाहते हैं।
2. Format टैब में जाएं और Chart Tools में Shape Fill, Shape Outline, Shape Effects आदि पर क्लिक करें।
3. Shape Styles ग्रुप में विभिन्न शेप को चयनित करें।
4. चार्ट में टेक्स्ट एलिमेंट को मॉडिफाई करने के लिए WordArt Styles पर क्लिक करें।
5. चार्ट पर स्थित "+" साइन पर क्लिक करके Chart Title, Data Labels, Legends को ऐड और मॉडिफाई करें।

चार्ट एलिमेंट्स का उदाहरण

• Chart Title: चार्ट का शीर्षक।
• Data Labels: चार्ट में डेटा पॉइंट्स के लेबल।
• Legends: चार्ट में विभिन्न डेटा सीरीज के लेबल।

 

फॉर्मेट चार्ट (Format Chart)

Format Tab का उपयोग करके आप अपने चार्ट को विभिन्न तरीकों से कस्टमाइज़ कर सकते हैं। इसमें निम्नलिखित मुख्य कमांड्स शामिल हैं:

• Shape Fill: चार्ट के विभिन्न तत्वों को रंग से भरने के लिए।
• Shape Outline: चार्ट के विभिन्न तत्वों की बॉर्डर सेट करने के लिए।
• Shape Effects: चार्ट के विभिन्न तत्वों पर विशेष प्रभाव लागू करने के लिए।

चार्ट स्टाइल को अप्लाई करना (Apply Chart Styles)

1. चरण 1: चार्ट जिसका स्टाइल आप बदलना चाहते हैं, उसे सलेक्ट करें।
2. चरण 2: Chart Tools के अंदर Design टैब में जाएं।
3. चरण 3: Chart Styles ग्रुप में विभिन्न स्टाइल्स में से एक का चयन करें और उसे चार्ट पर अप्लाई करें।

चार्ट लेआउट को अप्लाई करना (Apply Chart Layout)

1. चरण 1: चार्ट जिसका लेआउट आप बदलना चाहते हैं, उसे सलेक्ट करें।
2. चरण 2: Chart Tools > Design > Chart Layouts ग्रुप में जाएं।
3. चरण 3: Quick Layout ड्रॉप डाउन मीनू पर क्लिक करें।
4. चरण 4: उपलब्ध लेआउट्स में से इच्छित लेआउट का चयन करें और उसे चार्ट पर अप्लाई करें।