Data Validation  

Data validation - यह एक Excel का Input tool है, जिससे हम worksheet में invaild data की entries को रोक सकते हैं, इससे excel sheet में invaild data enter नहीं हो जाएगा | और यदि हम कोई Invaild number डाल भी देंगे तो screen पर हमें error show होगा |

Data validation से हम Excel sheet में data की duplicate entry को रोक सकते हैं |

Data Tab

Data validation

Setting

Validation Cirteria

Allow

allow मैं हमें कई सारे option show होते हैं |

   Any value - इस option को open करते ही अलग-अलग तरह के validation show होते हैं work according हमें choose करना होता है |

1.Data validation से list बनानी |

Step -1 click on Data tab

Click on Data validation option

        Allow - list

      Source - select list

( जो भी list  हम बनाना चाहते हैं जैसे हम title को,section no  को या Department कि list बनाना चाहते हैं तो उसे हमें sheet में एक बार type कर लेना है और sourse मैं उसे select करना है ताकि हमें वह बार-बार लिखना नहीं पड़े )

जब sourse मैं list add कर देते हैं € यह Mark हर cell पर दिखाई देता है जिस पर Click करते ही हमें पूरी list दिखाई देती है|

2.Text length - text length से हम length set कर सकते हैं जैसे Mo. No. digit set कर सकते हैं|

 Selected range >Click on data tab >Click on data validation >Allow - text length >equal to >  Length - 10 >ok

   1.Whole Number -

Whole Number - जब हम किसी Range में Limitation set करना चाहते हैं तो whole Number को use करेंगे|

Click on data tab > and data validation >  Data validation >Allow - whole number

between option

        Minimum - any no. (25)

        Maximum - any no. (60)

                      ok 

whole number कि उस Range में इन दो no. के बीच के no. ही acsept ही रहेंगे |

Instruction of Data Validation Whole Number-

2.Not between - Not between यदि यह option हम choose करेंगे तो जो Number हम Min- 25

      Max - 60

इन Number के बीच के number को यह vaild नहीं करेगा दूसरे No. enter कर सकते हैं|

3.Equal to - equal to को use करने पर हम जो No. इसमें odd करेंगे सिर्फ वही No. valid रहेगा बाकी No.  को यह invalid बतायगा |

4.Not equal to - यह option बिल्कुल equal to का उल्टा रहेगा | इस option को Choose कर हम जो No. add करेंगे वह invalid रहेगा बाकी No. valid रहेगा |

5. Greater than - इस option को यदि हम Choose करेंगे तो जो No.  जैसे हमने 55 No. add किया| तो 55 से बड़े No. ही add होगा बाकी नहीं |

6. Less than - इस opation को यदि हम choose करेंगे तो जो No. जैसे हमने 55 No. add किया | तो 55 से छोटी value  ही add होगी बाकी नहीं |

7. Greater than or equal to - इस opation का प्रयोग यदि हम करते हैं तो इसमें जो value हमने add की है उस value के बराबर या उससे बड़ी value ही cell में डाल सकता है |

8. Less than equal to - इस option से हम उस value के बराबर या उससे छोटा या उसके बराबर value ही cell में enter कर सकते है

9. Custom option - किसी Range में केवल text  ही रखना हो कोई Numeric value add नहीं होना चाहिए |

  Data validation

      Custom

Formula = istext (select first cell a2) >ok

10. Data and time - Data और time से हम data व time की limit बना सकते हैं |

Select all area

Data > Data validation > Allow data

Data- between

Start date : 01-12-2019

End date : 20-12-2019

              Ok

[Note - same time को भी set कर सकते हैं|]

Time मैं 8:00 ऐसे ही लिखना होगा|

10. Decimal - Decimal validation से हम किसी भी item कि यदि rate set करना चाहे तो decimal को use कर सकते हैं |

Traders                    Quality               Rate                Amount

RK Books                     100                 100                   10,000

Royal Books Depot     500                  150                  75,000

Rate तय की गई है 100 से 150 के बीच | वही हम Rate validation set करेंगे |

   Select Rate Column

    Data > Data validation

         Decimal

         Between

        Minimum -100

      Maximum - 150

             Ok