View Menu 

1. Rular :- इस  Option पर  Tick करके Rular को Hide या  Show किया जाता है

 2. Gridlines :- Document मैं Gridlines दिखाने के लिए इस Option को  Click करें

3. Navigation Pane :- इस Option को Click  करने से  Left Side मैं एक Window  खुल जाएगा, जिसमें सारे Pages  को छोटे-छोटे रूप में देख सकते हैं

4. Zoom :- इस Option से  Page को अलग - अलग %  पर बड़ा या छोटा करके देख सकते हैं

Zoom (जूम)

• ज़ूम का उपयोग दस्तावेज़ को बड़ा या छोटा करने के लिए किया जाता है। इसमें "100%", "One Page", "Multiple Pages" और "Page Width" के ऑप्शन होते हैं।

 100% (100 प्रतिशत)

• यह बटन दस्तावेज़ को उसके वास्तविक आकार (100% ज़ूम) में दिखाने के लिए होता है।

 One Page (वन पेज)

• इस विकल्प से आप दस्तावेज़ के एक पेज को स्क्रीन पर फिट कर सकते हैं।

 Multiple Pages (मल्टिपल पेजेज)

• एक से अधिक पेज एक साथ देखने के लिए इस विकल्प का उपयोग किया जाता है।

 Page Width (पेज विड्थ)

• इस ऑप्शन के द्वारा आप पेज को उसकी चौड़ाई के अनुसार फिट कर सकते हैं, ताकि वह पूरी स्क्रीन पर फैल जाए।

Views 

1. Read Mode (रीड मोड)

• यह मोड दस्तावेज़ को पढ़ने के लिए होता है, जिसमें एडिटिंग ऑप्शन छिप जाते हैं। इसे चुनने पर टेक्स्ट को बड़े और स्पष्ट तरीके से देखने में मदद मिलती है।

2. Print Layout (प्रिंट लेआउट)

• यह विकल्प दस्तावेज़ को उसी तरह दिखाता है, जैसे वह प्रिंट होने पर दिखेगा। आप पेज ब्रेक्स, हेडर और फुटर भी देख सकते हैं।

3. Web Layout (वेब लेआउट)

• इस विकल्प के माध्यम से आप अपने दस्तावेज़ को इस तरह देख सकते हैं, जैसे वह वेब पेज पर दिखाई देगा।

4. Outline (आउटलाइन)

• आउटलाइन मोड आपको दस्तावेज़ की संरचना (structure) को हेडिंग्स के रूप में देखने और नेविगेट करने में मदद करता है। इसमें आप आसानी से डॉक्यूमेंट के हेडिंग्स को व्यवस्थित कर सकते हैं।

5. Draft (ड्राफ्ट)

• ड्राफ्ट मोड दस्तावेज़ का एक सिंपल व्यू दिखाता है, जिसमें फॉर्मेटिंग के कुछ हिस्से छिप जाते हैं ताकि आप कंटेंट पर फोकस कर सकें।

Immersive & Page Movement

1. Vertical (वर्टिकल)

• वर्टिकल व्यू का मतलब है कि आपका दस्तावेज़ पेज दर पेज ऊर्ध्वाधर (ऊपर से नीचे) दिशा में स्क्रॉल होता है। यह MS Word में एक सामान्य व्यू होता है, जिसमें आप ऊपर और नीचे की तरफ स्क्रॉल करते हैं। जब यह व्यू एक्टिव होता है, तो आप पेजेस को एक के बाद एक ऊपर से नीचे तक देख सकते हैं।

2. Slide to Slide (स्लाइड टू स्लाइड)

• स्लाइड टू स्लाइड व्यू का मतलब है कि पेज को स्क्रॉल करने की बजाय आप पेज को स्लाइडिंग मोशन में देख सकते हैं। यह फीचर पावरपॉइंट की स्लाइड प्रेजेंटेशन जैसा अनुभव देता है, जिसमें एक पेज खत्म होने के बाद अगले पेज पर एक स्लाइड की तरह शिफ्ट होता है। इस मोड में आप दस्तावेज़ के पेजेस को साइड-स्वाइपिंग के तरीके से देख सकते हैं।

3. Immersive Reader (इमर्सिव रीडर)

• इमर्सिव रीडर एक ऐसा फीचर है जिसे खासतौर पर पढ़ने के अनुभव को सुधारने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसका उद्देश्य टेक्स्ट की स्पष्टता बढ़ाना और आपको एक ध्यान केंद्रित (focused) रीडिंग अनुभव देना है। इसमें निम्नलिखित सुविधाएं शामिल होती हैं:
• टेक्स्ट स्पेसिंग (Text Spacing): टेक्स्ट के बीच ज्यादा स्पेस डालकर पढ़ने में आसानी होती है।
• लाइन फोकस (Line Focus): यह आपको एक समय पर केवल एक या कुछ लाइनें ही पढ़ने की सुविधा देता है, जिससे डिस्ट्रैक्शन कम होती है।
• रीड अलाउड (Read Aloud): यह फीचर टेक्स्ट को पढ़कर सुनाता है, जिससे आप सुनकर दस्तावेज़ का कंटेंट समझ सकते हैं।
• Grammar Options (व्याकरण विकल्प): आप इस फीचर के द्वारा शब्दों के व्याकरणिक तत्वों (जैसे नाउन्स, वर्ब्स, एड्जेक्टिव्स आदि) को अलग-अलग हाइलाइट कर सकते हैं।
• Page Color (पेज का रंग): आप बैकग्राउंड रंग को बदल सकते हैं, ताकि पढ़ते समय आपकी आंखों पर कम जोर पड़े।

उपयोग की स्थिति:

• Vertical View आमतौर पर तब उपयोगी होता है जब आप पेज दर पेज ऊपर-नीचे की दिशा में स्क्रॉल करते हुए दस्तावेज़ को देखना चाहते हैं।
• Slide to Slide प्रेजेंटेशन-जैसा अनुभव देने के लिए उपयोग किया जाता है, खासकर तब जब आप दस्तावेज़ को साइडवेज़ स्क्रॉल करना चाहते हैं।

Immersive Reader तब बेहद मददगार होता है जब आप बड़े या जटिल दस्तावेज़ को पढ़ रहे हों, या किसी स्पेसिफिक टेक्स्ट को ध्यान से पढ़ने की आवश्यकता हो। यह डिस्लेक्सिया या अन्य पढ़ने की समस्याओं वाले लोगों के लिए भी उपयोगी होता है।

Window 

1. New Window (न्यू विंडो)

• यह विकल्प एक ही डॉक्यूमेंट को एक नई विंडो में खोलने की सुविधा देता है, जिससे आप एक ही समय में डॉक्यूमेंट के दो हिस्सों पर काम कर सकते हैं।

2. Arrange All (अरेंज ऑल)

• यह विकल्प आपको सभी खुले हुए डॉक्यूमेंट्स को स्क्रीन पर एक साथ देखने की सुविधा देता है।

3. Split (स्प्लिट)

• स्प्लिट का उपयोग डॉक्यूमेंट को दो हिस्सों में विभाजित करने के लिए किया जाता है, ताकि आप एक ही डॉक्यूमेंट के दो भागों को एक साथ देख सकें।

4. View Side by Side (व्यू साइड बाय साइड)

• यह विकल्प दो डॉक्यूमेंट्स को एक साथ, साइड बाय साइड देखने के लिए होता है।

5. Synchronous Scrolling (सिंक्ट्रोनस स्क्रॉलिंग)

• इस विकल्प के द्वारा आप दोनों डॉक्यूमेंट्स को एक साथ स्क्रॉल कर सकते हैं, जब आप "View Side by Side" का उपयोग कर रहे होते हैं।

6. Reset Window Position (रिसेट विंडो पोजीशन)

• यह विकल्प डॉक्यूमेंट विंडो की पोजीशन को डिफ़ॉल्ट स्थिति में वापस लाने के लिए उपयोग होता है, जब आप "View Side by Side" का उपयोग कर रहे हों।

7. Switch Windows (स्विच विंडोज़)

यह विकल्प आपको एक से अधिक खुले हुए डॉक्यूमेंट्स के बीच स्विच करने में मदद करता है।

HOME MENU 

1. Editing Group

 Editing मैं निम्न तीन Option  होते हैं

 (1) Find (ctrl+F)  :-  इस Option से हमें जो भी  Word Find करना है उसे Type करना है फिर Find in  मैं Current Selection  या  Main Document पर Click  करने पर Find  किया हुआ  Highlight हो जाएगा

(2) Replace (Ctrl+H) :- इसमें कोई Word Find  कर उसे किसी दूसरे Word  से बदल सकते हैं

(3)  Go To (Ctrl+G) :- इस option के द्वारा हम file में बने किसी भी particular पेज पर उसका नंबर डालकर आसानी से move कर सकते हैं

(4) Select :- इससे सारा  Data Select कर सकते हैं Short Cut ( ^A)  किसी  Text को उसके  Formatting साथ भी Select  कर सकते हैं

2. Clipboard Group

Home Menu  < Clipboard option

1. Copy  :- (^C) Select किए हुए  Text को  Copy करने के लिए

 2. Cut  :- (^X) Select किए हुए  Text को Cut  करने के लिए

 3. Paste  :- (^V) Copy या Cut  किए हुए  Text को  Cursor की Position  पर Past  करने के लिए

 4. Format Painter  (Ctrl + Shift +C ) किसी Font की  Formatting को  Copy और Past करने के लिए इस Option का Use  लेते हैं

Protect the File

- File < Save as <Tools <General Options <

- Password To Open :123

- Password To Modity :123

Confirm Password 

Re-Enter Password To Open < Ok

Re-Enter Password To Modity < Ok < Save

Create PDF File

पीडीऍफ़ एक संयुक्त डॉक्यूमेंट फॉर्मेट है जो अनुप्रयोगों (applications), हार्डवेयर और ऑपरेटिंग सिस्टमों में सरल रूप से देखे जा सकते हैं। इसकी एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यह Protected and modified formats है, जिसका अर्थ है कि इसे जैसा भेजा जाता है, वैसा ही प्राप्त होता है।

पीडीऍफ़ विभिन्न उद्देश्यों के लिए प्रयोग किया जाता है, जैसे कि ई-बुक्स, फॉर्म, बैंक विवरण, नौकरी आवेदन, और विभिन्न प्रकार की सरकारी और निजी दस्तावेज़।

पीडीऍफ़ फॉर्मेट को अधिकांश साधनों और प्लेटफ़ॉर्मों (Tools and Platforms) पर खोला और प्रदर्शित (Displayed) किया जा सकता है, जैसे कि कंप्यूटर, स्मार्टफोन, और टैबलेट।

पीडीऍफ़ दस्तावेज़ को देखने और मुद्रित करने के लिए विशिष्ट सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है- "Adobe Reader /Foxit Reader "

Full form of PDF: Portable Document Format

M.S Word की  Files को  PDF में  Convert करना

 File  <Save as <Save  as Type : PDF <Save

Restrict Editing

Document मैं Text को Formatting तथा Editing Restrict करना 

Review Menu < Click Restrict Editing option <

- Select Formatting restrictions

- Select Editing restrictions

- Click yes, Start Enforcing Protection

Spelling and Grammer (F7)

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में किसी भी document में  हुई गलतियों को ढूढ़ने और उसे सुधारने के लिए MS Word के  Review tab में  Spelling and Grammer  का ऑप्शन दिया हैं

आप वर्ड के "रिव्यु" टैब पर जाकर "स्पेलिंग और ग्रामर" बटन पर क्लिक कर सकते हैं.

जब आप "स्पेलिंग और ग्रामर" पर क्लिक करते हैं, तो Word आपको गलतियों की सूची प्रदर्शित करेगा और सुझाव देगा की कैसे उन्हें सुधार सकते हैं. आप सुझावों को स्वीकार करके गलतियों को सुधार सकते हैं. 

Speed Checking/ Word Count

यदि हमें अपने  document में total words, total characters, total paragraph, total lines देखना चाहते हैं तो Ms word मैं

Review tab >word count

page -

words -

characters -(no spaces)

characters (with spaces)

paragraphs -

lines-

1. Translate (अनुवाद)

इसका उपयोग दस्तावेज़ को एक भाषा से दूसरी भाषा में अनुवाद करने के लिए होता है। 

a) Translate Document (पूरे दस्तावेज़ का अनुवाद)

• Step 1: "Review" टैब में जाएं और "Translate" बटन पर क्लिक करें।
• Step 2: ड्रॉपडाउन मेनू से "Translate Document" विकल्प चुनें।
• Step 3: एक नया पॉप-अप विंडो खुलेगा, जहाँ आप अनुवाद की भाषा चुन सकते हैं।
• Step 4: जिस भाषा में आप दस्तावेज़ का अनुवाद चाहते हैं, उसे चुनें।
• Step 5: "Translate" बटन पर क्लिक करें। अनुवादित दस्तावेज़ एक नई विंडो में खुल जाएगा।

 b) Translate Selected Text (चुने हुए टेक्स्ट का अनुवाद)

• Step 1: अपने दस्तावेज़ में उस टेक्स्ट को Select  करें जिसका आप अनुवाद करना चाहते हैं।
• Step 2: "Review" टैब में जाएं और "Translate" पर Click क्लिक करें।
• Step 3: ड्रॉपडाउन मेनू से "Translate Selected Text" चुनें।
• Step 4: एक नया पैन खुल जाएगा, जहाँ आप अनुवाद की भाषा का चयन कर सकते हैं।
• Step 5: जिस भाषा में आप Text टेक्स्ट का अनुवाद चाहते हैं, उसे चुनें। अनुवादित Text Pen में दिखेगा।
• Step 6: आप "Insert" बटन पर क्लिक करके अनुवादित Text  को अपने दस्तावेज़ में जोड़ सकते हैं।

Note: KrutiDev 010 Font को यह ट्रांसलेट नहीं करता है इसके लिए हमें KrutiDev010 Font को मंगल Font  में Convert  कन्वर्ट करना होता है आपको नीचे लिंक दिया गया है

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